نظریه مشورتی ۷/۱۴۰۰/۱۷۳۲

در صورتی که مأمور یک اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات اداره متبوع خود و یا در فرضی که یک اداره خارج از وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی دیگر ،مبادرت به صدور سندی نماید: -1آیا این سند برای اداره دولتی واجد صلاحیت و نیز دیگر افراد عادی و مرتبط الزامآور و قابل استناد است؟ -2آیا چنین سندی در محاکم و مراجع قضایی قابلیت استناد دارد؟ -3آیا چنین سندی واجد اثر حقوقی است؟

اولاً ،وفق مواد 1284و 1286قانون مدنی ،سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد و بر دو نوع رسمی و عادی است. ثانیاً ،منظور از مأمورین رسمی مذکور در ماده 1287قانون مدنی کسانی هستند که از سوی مقام صلاحیتدار برای تنظیم سند رسمی تعیین شدهاند .این مأمورین رسمی حسب مورد ممکن است مستخدم دولت باشند یا غیر آن؛ مانند سردفتران اسناد رسمی. ثالثا ،مأمور باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت داشته و در حدود صلاحیت خود عمل نماید وگرنه سند تنظیمی فاقد عنوان رسمی است و در صورت دارا بودن امضا یا مهر طرف ،برابر ماده 1293قانون مدنی ،سندی عادی تلقی میشود. رابعاً ،در فرضی که اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی دیگر مبادرت به تنظیم نوشتهای میکند ،این نوشته مشمول تعریف سند مندرج در ماده 1284قانون مدنی و سند عادی موضوع ماده 1286این قانون است؛ اما قابلیت استناد و اعتبار آن ،امری قضایی است که احراز آن بر عهده مرجع رسیدگیکننده است. دکتر احمد محمدی باردئی مدیر کل حقوقی قوه قضاییه